名刺作成にエクセルを使用したときの印刷前に注意したいこと

エクセルでは、好みの書体の文字を入力出来ますし、入力した文字や挿入した図や画像をレイアウトする事で本格的な名刺作成をする事が出来るのは大変便利です。しかし、エクセルは元々表計算ソフトである為か、印刷する場合には他のソフトとは違って注意しておかないといけない点が有るのも確かです。またソフトで注意する事に加え、ハードであるプリンター側でも気を付けるべき点が有ります。家庭用印刷機で印刷する場合、インクジェットプリンターはインク代が結構掛かりますので、印刷を失敗して無駄にインクを使うのは大変勿体ないですし、インクの交換も面倒です。専用の名刺用紙も失敗ばかりしていると安くは付きませんので、印刷前に十分確認してから印刷開始するようにこころがけましょう。

印刷前には印刷画面を必ず確認しましょう。

エクセルの場合は標準画面では画面いっぱいにセルが並んでいますので、まず印刷範囲が分かりません。名刺作成の場合も印刷プレビューを表示してから名刺サイズにセルの大きさを設定して合わせ、ページに戻ると印刷範囲が点線表示されます。若しくは標準ページから改ページプレビューにすると名刺一枚分のみが表示されますので、この方が使い易いでしょうか。そしてプレビュー画面で余白設定が適切でないと文字や絵が切れてしまいますので、余白は少なく設定しなおします。最後に印刷前にはもう一度印刷プレビューを確認する事が大事です。エクセルはシート作成の画面のまま印刷するとかなりの割合でレイアウトの位置ずれが起こります。そのずれを見越してテキストボックスの位置などを調整します。この辺りがエクセルで名刺作成する時に手間のかかる点となります。

ハード側にも注意して印刷しましょう。

エクセルで名刺印刷する場合、印刷用紙には既製品でA4サイズのものや名刺サイズで一枚ずつ印刷するタイプなどが有ります。まず、名刺サイズで一枚ずつ印刷する印刷用紙を使う場合、プリンター側が名刺の小ささに対応している必要が有ります。多くのプリンターは写真サイズ程度は大丈夫でしょうが、それより小さい用紙に対応していない場合は印刷出来ませんので確認してから用紙を選ぶ必要が有ります。また名刺印刷専用の用紙は髪質がマットタイプや光沢タイプなどの違いが有りますので、綺麗な印刷をするためにも、用紙の種類は指定通りに設定します。また給紙方法が前面給紙と背面給紙のどちらも使えるプリンターなら、給紙方法を確認してから印刷開始しないと、どちらにも用紙が入っていると最初に設定されている方の用紙で印刷されますので、ここのチェックも忘れないようにしましょう。

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